Vrijwilligers begeleiden

Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde voor het sociaal-cultureel volwassenenwerk. Voor heel wat organisaties blijkt het echter steeds moeilijker te worden om vrijwilligers te vinden, te motiveren en te houden. Wat kan je daaraan doen en hoe ga je daarmee om? Socius en De Ambrassade nodigden vrijwilligersexpert Koen Vermeulen uit om zijn inzichten te delen op de studiedag ‘Vrijwilligers begeleiden’ van 28 april 2016.

Vrijwilligers maken bewustere keuzes

In Vlaanderen zijn er 90 à 93.000 plaatsen waar men aan vrijwilligerswerk kan doen. In een doorsnee gemeente van 10.000 inwoners zijn zo’n 120 erkende verenigingen of organisaties waar men terecht kan als vrijwilliger. Een zicht krijgen op je Unique Selling Point (USP) is daarom erg belangrijk: wat zijn de typische eigenschappen van jouw organisatie die maken dat vrijwilligers voor jou kiezen en niet voor een andere organisatie?

Koen toont twee mogelijkheden:

Je hebt een zeer inhoudelijk USP (bv. Greenpeace, WMF, EVA, Natuurpunt, VELT, enz.). Mensen komen voor de inhoud van wat je doet (bv. milieuactivisme, vegetarisch eten, enz.).
Er is het intermenselijke aspect als USP. Ontmoeting staat centraal. Heel wat organisaties zetten echter hierop in. Heb je een zicht op jouw concurrenten? Waarin verschil jij van hen?

Het belang van de ‘funfactor’ mag ook niet onderschat worden. Is het leuk om bij jouw organisatie vrijwilligerswerk te doen of heb je vooral een taakgerichte focus? Nieuwe vrijwilligers zijn zeer gevoelig aan de eerste indruk: het eerste contact, de look and feel van je werking. Mensen zijn op zoek naar een leuke belevenis, dit geeft zin om opnieuw terug te komen. Het niet ‘moeten’, maar het ont-moeten en vrij-willig is hierbij vooral van betekenis.

Geïndividualiseerd engagement is geen bedreiging

Door je als organisatie flexibel op te stellen, kan je inspelen op de motivatie, levensloop en beleving van je vrijwilligers. Zet hiervoor de mens centraal en niet ‘het systeem’. Drie belangrijke vragen die je je daarom moet stellen:

Is er ruimte om eens iets minder te doen?
Is er ruimte om eens iets anders te doen?
Is er ruimte om eens iets niet meer te doen?

Door open te staan voor andere vormen van betrokkenheid, geef je mensen de mogelijkheid om te groeien in hun rol als vrijwilliger en het soort engagement dat zij willen opnemen zelf vorm te geven.

Sommige mensen willen bijvoorbeeld wel activiteiten trekken maar niet in het bestuur zetelen. Multi-vrijwilligers zijn mensen die eigenlijk niet willen nadenken of geen eindverantwoordelijkheid willen dragen. Ze willen wel regelmatig actief zijn. Taak-vrijwilligers zijn minder geëngageerd. Voor een specifieke taak mag je hen contacteren. De laatste categorie, de evenement-vrijwilligers komen enkel en alleen als het ‘leuk’ is.Vaste bestuurders zijn moeilijk of niet te vinden. Je zal ze moeten ‘creëren’.

Belangrijk bij de betrokkenheidscirkels: laat iedere vrijwilliger zijn plaats kiezen of vinden. De besturen moeten meer loslaten en trekkers gaan ontwikkelen. Welke cirkels hebben een sterke waardering nodig? Evenement en taak. Dat is niet evident voor de actieve mensen in lokale afdelingen. De buitenste twee cirkels zijn nochtans de bestuurders van de toekomst. Het zijn de evenement- en taakvrijwilligers die je kan laten uitgroeien tot bestuurders als je er de tijd voor neemt en toepast wat hier besproken werd.

Vrijwilligers motiveren

Door mensen aan te spreken op taakniveau kan je hen het het soort vrijwilligerswerk aanbieden waarvoor zij graag terugkomen:

Laat mensen kiezen wat ze doen.
Zorg dat ze vrijwilligerswerk kunnen verrichten in een aangename context.
Heb aandacht voor persoonlijke waardering voor wat zij doen.

Vrijwilligers binden

Wanneer mensen voelen dat ze ergens deel van kunnen uitmaken, is hun bereidheid om actief bij te dragen groter. Bij startende groepen wordt er bijvoorbeeld veel aandacht besteed aan betrokkenheid: alles is nog nieuw en vrijwilligers mogen mee de richting uitvinden en bepalen. Door elk jaar opnieuw je vrijwilligers te bevragen naar waar hun ‘goesting’ ligt, vermijd je een draaiboekencultuur:

Wat willen we samen doen dit jaar?
Wat willen we samen even niet doen dit jaar?
Wat willen we samen niet meer doen?
Willen we eens iets nieuws doen dit jaar? Wat dan wel?

Samen de richting bepalen is wezenlijk. Maak verbinding tussen mensen, maak er een echte groep van: dan ontstaat betrokkenheid. Een open werking of een open afdeling is nodig. Ook al voelt dat soms voor de groep wat tegennatuurlijk aan. Laat niet na om nieuwe mensen binnen te brengen. Gesloten groepen leiden tot bloedarmoede.

Enkele tips & tricks

Geef voorrang aan hoffelijkheid …. boven efficiëntie.
Denk anders over efficiëntie. Het gaat over intellectueel kapitaal versus emotioneel kapitaal. Stel ook een paar vrijwilligersverantwoordelijken aan die dit emotioneel kapitaal laten renderen.
Verhoog de funfactor voor jezelf en je vrijwilligers.
Neem de juiste mindset aan. Dragen jullie geloof uit, of dragen jullie problemen uit?  Vertrekken jullie vanuit de ‘ja én’ cultuur of vanuit de ‘ja maar’ cultuur?  Waar leer je?  Ga niet meer enkel naar een studiedag.  Het antwoord ligt binnen je eigen werking, durf oplossingsgericht te spotten.
Durf ontginnen en ontsluiten.  Neem meer tijd om te ontginnen waar het leuk is en wat werkt.
Vrijwilligers ondersteunen is niet alleen mensen een plan geven, maar mensen goesting doen krijgen, mensen inspireren.
Laat vrijwilligers hun goesting toenemen door jouw goesting te laten toenemen.